El renting de impresoras es una opción cada vez más popular entre las empresas que buscan reducir costes, acceder a tecnología actualizada y simplificar la gestión de sus equipos de impresión. Sin embargo, al contratar este tipo de servicio, es común cometer errores que pueden generar gastos adicionales o limitaciones operativas.
En este artículo, analizamos los errores más frecuentes al contratar un servicio de renting de impresoras y te ofrecemos consejos prácticos para evitarlos y aprovechar al máximo esta solución.
Un error habitual es no analizar con detalle las necesidades de impresión de la empresa. Elegir un servicio que no se adapta al volumen real de trabajo puede provocar:
Costes innecesarios: Por contratar impresoras con funcionalidades que no se utilizan.
Falta de capacidad: Por elegir equipos insuficientes para cubrir la demanda.
✅ Cómo evitarlo:
Realiza un análisis previo del volumen de impresión mensual y las funcionalidades necesarias (escáner, impresión a color, etc.).
Consulta con el proveedor para seleccionar equipos adaptados a tus necesidades actuales y futuras.
Muchas empresas cometen el error de no leer con atención las condiciones del contrato, lo que puede derivar en sorpresas desagradables como cargos adicionales o cláusulas restrictivas.
✅ Cómo evitarlo:
Revisa el contrato detenidamente, prestando especial atención a:
Duración del contrato y condiciones de renovación.
Servicios incluidos (mantenimiento, consumibles, soporte técnico).
Penalizaciones por cancelación anticipada.
Aclara cualquier duda con el proveedor antes de firmar.
Algunos servicios de renting pueden incluir costes no especificados que incrementan el gasto total, como cargos por exceso de impresiones o mantenimiento no cubierto.
✅ Cómo evitarlo:
Solicita un desglose claro de los costes y asegúrate de comprender:
Límite de impresiones mensuales y coste por excedente.
Qué tipo de reparaciones están incluidas.
Costes por actualización de equipos si es necesario.
Un mal servicio técnico puede provocar retrasos y pérdida de productividad si las impresoras fallan con frecuencia o no se solucionan los problemas de manera eficiente.
✅ Cómo evitarlo:
Verifica que el proveedor ofrezca asistencia técnica rápida y especializada.
Pregunta por los tiempos de respuesta y las garantías de mantenimiento preventivo y correctivo.
Las necesidades de una empresa pueden cambiar con el tiempo, por lo que es fundamental contar con un contrato de renting que permita adaptaciones sin penalizaciones.
✅ Cómo evitarlo:
Opta por un proveedor que ofrezca flexibilidad para ampliar o reducir el número de equipos según la evolución de tu negocio.
Confirma si es posible actualizar las impresoras durante el contrato sin costes adicionales.
Contratar un servicio de renting de impresoras puede aportar grandes beneficios si se realiza de forma estratégica. Evitar estos errores te permitirá aprovechar al máximo esta solución, garantizando un servicio adaptado, eficiente y sin gastos inesperados.
Al analizar tus necesidades, revisar el contrato, considerar los costes ocultos, asegurarte de un buen soporte técnico y elegir un contrato flexible, estarás en mejor posición para tomar la mejor decisión para tu empresa.
¡Haz todo esto adecuadamente con nostros!
